Jak zaplanować i zorganizować przeprowadzkę biura?

Jak zaplanować i zorganizować przeprowadzkę biura? Prędzej czy później w życiu każdej firmy następuje przeprowadzka. Należy podkreślić, że jest to duże wyzwanie logistyczne. Jeśli jednak wszystko jest odpowiednio zaplanowane i zorganizowane, przeprowadzka może przebiegać płynnie. 

Na co zwrócić uwagę przy przeprowadzce biura?

Na początku konieczne było poinformowanie o planie pracowników firmy. Najlepszym rozwiązaniem jest zorganizowanie spotkania na około dwa miesiące przed przeprowadzką. Jest to konieczne, aby dać załodze szansę na przystosowanie się do nowej rzeczywistości. Może się zdarzyć, że niektórzy zrezygnują z nowej siedziby na nieprzychylnym dla nich stanowisku. Warto też zorganizować spotkanie załogi w nowej siedzibie. Konieczne jest, aby pracownicy sami dostrzegli pozytywne aspekty zmiany lokalizacji firmy.

Zatrudnij firmę do przeprowadzek biur

Przed przeprowadzką należy najpierw znaleźć dobrą firmę do zorganizowania przeprowadzki biura z Liderpak. Usługi takich firm powinny obejmować wysyłkę, przeprowadzkę sprzętu i ewentualnie pomoc w pakowaniu mebli. Inne czynności trzeba delegować pracownikom, bo dokładnie wiedzą, co jest w biurze i jak to dobrze robić. Firmy zewnętrzne mogą powodować wiele zamieszania i zamieszania w plikach. Do zadań pracowników powinny należeć następujące elementy: koordynacja pakowania biura, zabezpieczanie kosztowności. Co więcej, personel powinien również pomóc w znalezieniu firmy do przeprowadzki biura. Należy zaznaczyć, że za najważniejsze dokumenty firmy powinien odpowiadać jeden pracownik.

Zaplanuj datę przeprowadzki

Przeprowadzka biura to zawsze przestój dla firm. Wiemy, że tak poważnego procesu logistycznego nie da się przeprowadzić w jeden dzień. Oczywiście sama wysyłka zajmuje jeden dzień, ale zakres tych czynności obejmuje również pakowanie i rozpakowywanie rzeczy firmowych. Najlepszy czas na tego typu aktywność to wakacje. Dużo mniej pracy w tym czasie.

Wszyscy zaangażowani w pakowanie

Jeśli przeprowadzka dotyczy biura ogólnego, warto zaangażować w tę czynność każdego pracownika. Pracownik powinien podjąć działania w celu spakowania stanowiska pracy przed transportem. Bardzo dobrze zna swoje miejsce i wie jak to zrobić bezpiecznie. Ponadto dzięki temu wszystkie potrzebne rzeczy łatwiej i szybciej odnajdą się w nowej lokalizacji.

Zachowaj ostrożność podczas pakowania cennego sprzętu

Jest jeszcze jeden powód, dla którego biura mobilne są trudne. W takim przypadku musisz dobrze dbać o swój cenny zasób, ponieważ ważną częścią jest wysokiej jakości elektronika. W tym celu musisz wyposażyć się w niezbędne akcesoria. Będziesz potrzebował dużo folii bąbelkowej, kilka rolek taśmy, kartony różnej wielkości, a także gazety i kulki styropianowe do wypełnienia przestrzeni w pudełkach.

Pamiętaj, urządzenia elektroniczne należy owijać w folię bąbelkową. Małe urządzenia z łatwością zmieszczą się w kartonowym pudełku. Elementy te nie powinny być jednak przeciążane, ponieważ mogą się rozerwać podczas transportu. Pudełko należy dokładnie okleić taśmą samoprzylepną, szczególnie w miejscu, gdzie sięga dna pudełka. Pustki w kartonie należy wypełnić gazetami lub kulkami styropianowymi. Ponadto muszą być dokładnie opisane. Jest to wymagane do znalezienia wszystkich elementów.

Dokumenty to najważniejszy element podczas przeprowadzki z www.przeprowadzki-wroclaw-24.pl/uslugi-przeprowadzkowe-wroclaw/. Pudełka, w których umieszczamy nasze dokumenty, muszą być odpowiednio oznakowane. Muszą też być pod ręką. Należy o nie dbać, ponieważ są bardzo ważne dla firmy. Nie mogą wpaść w niepowołane ręce, ponieważ mogłoby to zaszkodzić działalności firmy.

Pakowanie powinno być obsługiwane przez organizację zewnętrzną

W przypadku przenoszenia biur pakowanie należy zlecić firmie zewnętrznej. Stoły, krzesła, biurka, półki i inne przedmioty najlepiej powierzyć firmom zewnętrznym. Dobra firma nie tylko zwróci uwagę na opakowanie i obsługę, ale również odpowiednio zabezpieczy sprzęt. Premium Service posiada maty, które zapewniają skuteczną ochronę tych elementów. Jednak ochronę delikatnego sprzętu, jakim są meble konferencyjne, należy pozostawić Tobie.

Organizacja przeprowadzki biura nie jest łatwa. W takim przypadku należy wziąć pod uwagę wiele aspektów logistycznych. Dobry ruch zajmuje tygodnie. Warto zastanowić się nad harmonogramem zajęć i różnymi pytaniami, które warto zadać swojemu personelowi. Co więcej, gdy dodatkowo skorzystaliśmy z usług profesjonalnej przeprowadzki, wszystko poszło zgodnie z planem.